La digitalización que necesitas: mis conclusiones después de analizarlo todo

El mejor software de hostelería, por Carlos Esteve

Carlos Esteve
23 de marzo de 2025

El Autor invitado de hoy

Carlos Esteve es CEO y cofundador de Jekes, el concepto de kebab que más está sonando estos meses en plena resurrección del shawarma.

Antes dirigió el lanzamiento de Glovo Ads en España.

Mis conclusiones después de analizarlo todo

1. Parte 1: El Caos Tecnológico en la Hostelería

   1. El desastre tecnológico

2. Parte 2: Qué puedes elegir (aunque no sea perfecto …

   1. Experiencia del Cliente (Front End - B2C)

      1. Reservas y descubrimiento

      2. Pagos y pedidos

   2. Gestión Interna (Back End - B2B)

      1. Plataformas (casi) todo-en-uno

      2. RRHH y turnos: fichar, turnos y muchos más.

      3. Inventario y costes

         1. un OCR y demás funcionalidades para medir todo el …

      4. Análisis y finanzas

   3. Operaciones y Logística (Delivery & UX)

      1. Marketplaces de delivery

      2. TPV y KDS (Kitchen Display System)

         1. Las dominantes: Ágora, Revo y Hi!POS

         2. Las incumbentes

3. Comparativa: Software ideal vs. Lo que hay

4. Conclusión: El futuro de la hostelería está en la …

Parte 1: El Caos Tecnológico en la Hostelería

La hostelería española se posiciona entre las mejores del mundo, pero tecnológicamente sigue anclada en el siglo pasado. Con solo un 30% de restauración organizada, estamos muy por detrás de otros países donde la tecnología mejora significativamente la experiencia de clientes y empleados.

¿Sería posible crear un sistema operativo para la hostelería que integre lo mejor de cada solución sin convertirse en un Frankenstein inmanejable?

La IA lo cambia todo y, al mismo tiempo, no cambia nada.

Para entender este caos, debemos analizar para qué necesitamos la tecnología:

• Conectividad (cómo lograr que todos los sistemas trabajen juntos sin errores ni complicaciones)

• Inteligencia (cómo optimizar cada decisión con datos)

• Automatización (cómo reducir el trabajo manual sin perder control)

• Usabilidad (cómo conseguir que cualquier empleado o gerente lo use sin necesitar un máster en informática)

Mientras otros sectores aprovechan la inteligencia artificial, la automatización y la conectividad total, los restaurantes y hoteles siguen luchando con software obsoleto, sistemas aislados y herramientas que malgastan tiempo, información y dinero. La paradoja es clara: en una industria donde optimizar recursos es fundamental para la rentabilidad, la tecnología se ha convertido en un obstáculo en lugar de una ventaja.

El desastre tecnológico

1 Inteligencia = Imposibilidad de decidir con datos

Los gerentes planifican compras y turnos "a ojo", basándose en intuiciones y experiencias pasadas. Esto provoca dos problemas: exceso de comida que se desperdicia o falta de stock que resulta en ventas perdidas.

Además, la mala optimización de turnos genera costes innecesarios y sobrecarga laboral, lo que deriva en mayor rotación, descontento, absentismo y bajas.

2. Conectividad = Sistemas aislados

Los restaurantes y hoteles utilizan múltiples programas: reservas, TPV, RRHH, inventario, facturación, delivery, proveedores... pero ninguno se comunica entre sí.

Los gerentes tienen que hacer malabares entre plataformas, introduciendo datos manualmente y cometiendo errores costosos.

Los pedidos llegan mal o tarde a cocina, el inventario no se actualiza en tiempo real y nadie sabe cuándo se agotan ingredientes clave.

El resultado: procesos manuales ineficientes y clientes insatisfechos.

3. Usabilidad = Interfaces nivel Nokia 3310

La mayoría de TPV parecen diseñados en los años 90: son lentos, confusos y requieren formación específica. Aunque algunos se han modernizado, persisten problemas básicos de usabilidad.

Muchos hosteleros se conforman diciendo: "¡nos vale!". Tareas simples como cambiar una mesa, dividir una cuenta o modificar un plato se convierten en odiseas.

Las actualizaciones del sistema desorientan a los empleados, y la gestión de usuarios y permisos resulta incomprensible.

4. Estar en la nube = Tecnología que trabaja para ti, no contra ti

En 2024, la hostelería no puede seguir dependiendo de un ordenador en el almacén como en la era del disquete. Sin embargo, muchos negocios mantienen software local, comprado hace años por comerciales que prometieron "solucionarlo todo" por 1.200€.

Cuando el sistema falla, el ordenador se estropea o se necesita acceso remoto, la respuesta es siempre "no se puede". Sin acceso externo, actualizaciones automáticas, datos en tiempo real ni plan B cuando falla internet.

La automatización moderna debe garantizar que el negocio funcione siempre, desde cualquier lugar, con tecnología conectada, segura y preparada para el futuro.

5. Cumplimiento normativo con regulaciones inminentes

Pronto, la ley exigirá que los negocios conecten su software con Hacienda y mantengan registros para la Seguridad Social. El incumplimiento acarreará sanciones.

La mayoría de programas actuales no están preparados (casi ninguno para Verifact, aunque los del País Vasco van más adelantados), lo que forzará a los hosteleros a realizar actualizaciones costosas.

Para ti, ¿cuáles son los retos o problemas que vives? ¿Qué es lo que más te preocupa en tu día a día y crees que la tecnología puede ayudarte a solucionar?

Rellena este formulario o deja un comentario.

Parte 2: Qué puedes elegir (aunque no sea perfecto)

En España, el sector hostelero dispone de numerosas soluciones tecnológicas, pero pocas consiguen integrar todas las necesidades en una única plataforma. La mayoría de las herramientas sobresalen en áreas específicas, lo que resulta en una gestión fragmentada e ineficiente para los restaurantes.

Analicemos las soluciones más relevantes en tres áreas principales: experiencia del cliente (front end), gestión interna (back end) y operaciones/logística.

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Mi slide del software HORECA

Aquí te dejo mi resumen con las mejores soluciones SaaS, clasificadas por su ámbito de actuación.

Experiencia del Cliente (Front End - B2C)

Esta sección abarca todas las tecnologías que influyen en la relación del restaurante con el consumidor final: reservas, pagos, fidelización y CRM.

Reservas y descubrimiento

• TheFork (Tripadvisor) y Covermanager : líderes en España para reservas online. TheFork ofrece gran visibilidad, con tarifas desde 29€ hasta 109€, aunque con comisiones elevadas y baja fidelización (cuando los clientes llegan por promociones, la recurrencia cae del 25% al 5%). CoverManager cobra entre 99€ y 349€, permitiendo gestionar reservas y sala de forma independiente, e incluye herramientas propias de fidelización y marketing.

• Google Maps, Instagram, Influencers y Prensa : Un buen awareness en Google (medible y mejorable con Localboss!), redes sociales (contenido fresco y always on) y prensa (una agencia que te ayude a distribuir tu nota tiene impacto!) es clave para atraer clientes sin depender de intermediarios o tráfico casual.

Pagos y pedidos

Revolut, Dojo, Sumup

Facilitan pagos con tarjeta y móvil mediante comisiones competitivas (1%-2,5%). Se están consolidando como alternativa a los datáfonos bancarios tradicionales.

Honei, Cheerfy

Permiten el pago directo desde la mesa mediante código QR, a través de un Kiosko y eliminando la espera del camarero o cajero. Mejoran la rotación de mesas y la velocidad de servicio.

Fidelización y CRM

Cheerfy o Honei

dos startups muy prometedoras y enfocadas en el cliente y soluciones innovadoras en España.

Intelia

Especializado en fidelización y automatización del marketing para restaurantes, además de otras funcionalidades y sectores.

• HubSpot : Aunque no es específico de hostelería, es un CRM robusto que varios restaurantes utilizan para gestionar su base de clientes.

Gestión Interna (Back End - B2B)

Herramientas para optimizar la operativa interna: gestión del personal, cocinas, producto, analítica y finanzas.

Plataformas (casi) todo-en-uno

Mi recomendación: Square

TPV, KDS, RRHH, fidelización, datáfono, kiosco y un potente back end con analítica para la toma de decisiones.

Destaca por su facilidad de uso y está ganando terreno en España. (Toast lidera en EE. UU.)

Nory o Marketman

Especializados en gestión de personal y compras con IA para predicción de demanda.

Lideran en Reino Unido y EE. UU. (con VC español) y muestran gran potencial.

RRHH y turnos: fichar, turnos y muchos más.

Skello

Líder en España para gestión de turnos en hostelería.

Destaca por su facilidad de uso y automatización de horarios (desde 2,99€ por usuario/mes).

Factorial

HR tech española en expansión. Gestiona vacaciones, contratos y nóminas desde la nube (desde 4€ usuario/mes). Coste por “asiento/persona”

Mi recomendación: Combo

Enfocado en hostelería, ofrece herramientas específicas para planificación de personal, convenios específicos y numerosas funcionalidades especializadas en personal y hostelería.

La hemos usado y tanto la UX como la atención al cliente como coste merecen la pena.

• Otros a considerar: Deputy, Sesame y Mapal

Inventario y costes

un OCR y demás funcionalidades para medir todo el ciclo de vida de tu producto desde que tu equipo compra hasta que lo vendes elaborado al cliente.

Gstock

Popular en España, facilita el control de stock y cálculo de escandallos. Compatible con TPV y otros sistemas.

Clientes como Vicio y recomendado especialmente con cocina central. 

Mi recomendación: Haddock

Automatiza la gestión de costes y márgenes. Destaca por su análisis en tiempo real de precios de compra e identificación de oportunidades de ahorro.

Además de por tener la mejor UX y foco en pymes.

Después de probar todas en Jekes apostamos por Haddock; made in Spain y acelerados por YCombinator..

Tspoonlab

Proporciona control detallado de materias primas y costes de producción.

Buen precio por local y atención al cliente. Ideal si compras menos de 500k al año.

• Otros : Prezo y Controliza.

Análisis y finanzas

• Holded : Software de gestión para pymes que integra contabilidad, facturación y control de stock (desde 29€/mes). Más para emitir que recibir facturas.

• Qonto : Neobanco empresarial con herramientas financieras y control de gastos.

• Banktrack : Herramienta financiera específica para pymes que analiza ingresos y gastos en tiempo real.

Operaciones y Logística (Delivery & UX)

Engloba los servicios relacionados con la operativa del restaurante, incluyendo delivery, TPV y compras.

Marketplaces de delivery

• Glovo, Uber Eats y Just Eat : Generan ventas pero con comisiones elevadas (15%-35%) que reducen márgenes. La regulación española añade desafíos operativos. Para análisis completo de delivery, MUSE es la mejor opción.

• Canal propio requiere tecnología, atención al cliente y gestión de riders, pero ofrece mejores márgenes y ownership de clientes. Este tema genera intenso debate en la Comunidad del escandallo.

• Deliverect/Grubtech : Soluciones esenciales para integrar pedidos de múltiples plataformas en un solo TPV, eliminando la gestión manual.

• Lastapp/Cheerfy : TPV español que integra delivery y pedidos por QR.

TPV y KDS (Kitchen Display System)

Las dominantes: Ágora, Revo y Hi!POS

dominan el mercado español desde hace mucho, mientras los “incumbentes” como Square, Revolut y Lastapp ofrecen funcionalidades adicionales y más modernas. Todos necesitan mejorar su integración con delivery (ahí entran Deliverect y Grubtech), mejorar análisis y ajustar costes.

En mi experiencia la usabilidad, conectividad, coste y necesidad de distribuidores descartan Ágora y Hi!POS, siendo Square y Revo las opciones que más recomendaría implantar. 

Las incumbentes

• Square está creciendo mucho en USA y UK, además de tener una analítica y hardware top. 

• Lastapp está teniendo problemas con su última actualización y con su servicio a clientes. 

• Revolut: además de TPV, RRHH, suma sus datáfonos móviles o en cada aunque no parece su más grande apuesta.

• Los datáfonos bancarios tradicionales ofrecen limitadas funcionalidades, por eso alternativas como SumUp o Dojo están ganando terreno a mucha velocidad.

• Otros a tener en cuenta: Qamarero, Loomis Pay, Waitry, Miss Tipsi, etc.

Comparativa: Software ideal vs. Lo que hay

Característica

Ideal

Realidad

Predice ventas y demanda

Sí

No

Gestión integrada (todo en uno)

Sí

Parcial

100% en la nube

Sí

Depende

Automatiza operaciones

Sí

Poco

Listo para regulaciones

Sí

No

Conclusión: El futuro de la hostelería está en la automatización y la predicción

El sector hostelero español encara una evidente fragmentación tecnológica. A pesar de contar con soluciones innovadoras en cada área, persisten los problemas de integración y predicción de demanda.

En un mercado cada vez más competitivo, los restaurantes necesitan herramientas que no solo gestionen operaciones, sino que optimicen recursos y mejoren márgenes de rentabilidad.

Las tendencias y necesidades fundamentales para el futuro de la hostelería son:

1. Predicción exacta de demanda : IA que analiza ventas históricas, tendencias de mercado, estacionalidad y variables externas para optimizar compras y turnos. Se integra con tu TPV (idealmente con histórico de un año) y mejora progresivamente. Adiós a la falta de productos estrella, el desperdicio de frescos o la escasez de personal en horas punta. Súmate a Bartech si quieres pasar a otro nivel.

2. Optimización de personal : Elimina turnos vacíos y sobrecarga laboral mediante planificación basada en datos reales. Reduce hasta un 20% los costes de personal.

3. Gestión total en la nube : Acceso al negocio desde cualquier dispositivo, sin depender de hardware o interfaces obsoletas.

4. Menos desperdicio, más beneficio : Minimiza la sobrecompra y optimiza el stock para reducir pérdidas.

5. Cumple con Hacienda y Seguridad Social : Prepárate para los cambios normativos sin contratiempos.

Podemos quedarnos en el papel y boli, en el "esto se ha hecho siempre así" o "amimefunciona" y estaremos perdiendo una oportunidad de adaptarnos al cambio tecnológico y ser un sector innovador y puntero en el mundo.